Manual do Impacte+ Marketing
1. Conteudo
Este manual ensina como usar o CRM no dia a dia. Ele foi escrito para pessoas sem conhecimento tecnico, com passos simples e exemplos praticos.
2. Acessar o sistema
1. Abra o endereco do CRM no navegador.
2. Clique em Entrar, se estiver na pagina publica.
3. Digite seu e-mail de acesso.
4. Digite sua senha.
5. Clique no botao de login.
Se aparecer mensagem de senha errada, confira se nao existe espaco antes ou depois do e-mail. Se continuar, peca para o administrador da empresa revisar seu usuario.
3. Entender a tela inicial
A tela inicial, tambem chamada de Dashboard, mostra um resumo da operacao.
Use esta tela para responder perguntas simples:
- Quantos clientes entraram no periodo?
- Quantas tarefas existem?
- Quanto esta em negociacao?
- Quanto foi fechado?
- Existem clientes parados no funil?
Quando voce entra no CRM pela manha, comece pelo Dashboard para entender onde precisa agir primeiro.
4. Cadastrar cliente
Use Clientes para criar um cadastro novo.
1. Clique em Clientes no menu.
2. Va ate Novo cadastro.
3. Escolha se e Pessoa Fisica ou Empresa.
4. Preencha Nome.
5. Preencha Sobrenome, quando for pessoa fisica.
6. Preencha Nome comercial, se a pessoa ou empresa usa um nome conhecido no mercado.
7. Preencha WhatsApp, telefone fixo e e-mail.
8. Preencha documento, endereco e cidade quando tiver.
9. Informe origem do lead, canal e campanha quando souber.
10. Escolha responsavel interno.
11. Escolha a etapa inicial do funil.
12. Clique em Salvar cliente.
Regra importante: nome e sobrenome identificam o cliente. Nome comercial e complemento, nao deve substituir o nome principal.
5. Cadastrar empresa
Para empresa, use o cadastro como Pessoa Juridica/Empresa.
1. Clique em Clientes.
2. Em Novo cadastro, selecione Empresa.
3. Em Nome/Razao social, coloque o nome oficial.
4. Em Nome comercial, coloque o nome fantasia, se existir.
5. Preencha CNPJ, ramo, responsavel e contato.
6. Salve.
Depois voce pode vincular contatos de pessoas fisicas a essa empresa.
6. Editar cliente
1. Clique em Clientes.
2. Procure pelo nome, telefone, e-mail ou tag.
3. Clique no cliente.
4. Na area Editar cadastro, ajuste os dados.
5. Clique em Salvar edicao.
Use edicao quando precisar corrigir dados cadastrais. Para mudar etapa comercial, prefira o botao especifico de etapa ou o card do funil.
7. Entender as etapas do funil
O funil organiza a venda por fase.
- Novo contato: acabou de entrar ou ainda nao foi trabalhado.
- Contato com resposta: o cliente respondeu.
- Em atendimento: alguem esta conversando e conduzindo.
- Proposta enviada: a proposta, orcamento ou condicao foi enviada.
- Negociacao: o cliente esta pedindo ajuste, decidindo ou comparando.
- Fechado: a venda foi fechada.
- Cliente Ativo: o servico ou assinatura esta ativo, dentro do prazo de entrega ou vigencia.
- Perdido: a oportunidade nao virou venda.
- Nao lead: nao e oportunidade comercial.
Fechado nao e a mesma coisa que Cliente Ativo. Fechado e venda aceita. Cliente Ativo e quando a entrega ou assinatura esta em andamento.
8. Usar o funil
1. Clique em Funil.
2. Veja as colunas.
3. Abra um card clicando nele.
4. Confira dados, observacoes, valores e etapa real.
5. Atualize o que for necessario.
O funil e a tela ideal para rotina comercial: olhar quem entrou, quem respondeu, quem precisa de proposta, quem esta negociando e quem ja fechou.
9. Aplicar dados sem mover etapa
Use Aplicar quando voce quer salvar dados do card, mas nao quer mudar a coluna.
Exemplo:
1. Abra o card no funil.
2. Preencha data de inicio, data de termino, parcelas ou valor.
3. Clique em Aplicar.
4. O card continua na mesma etapa.
Isso evita mover cliente sem querer. Tambem evita resetar avisos de contrato quando voce so salvou sem mudar contrato de verdade.
10. Mover etapa do funil
Use Mover etapa do funil quando o cliente precisa ir para outra coluna.
1. Abra o card no funil.
2. Clique em Mover etapa do funil.
3. O sistema pergunta para qual etapa mover.
4. Digite ou escolha uma etapa valida.
5. Escreva uma observacao obrigatoria.
6. Confirme.
Etapas aceitas:
- Novo contato
- Contato com resposta
- Em atendimento
- Proposta enviada
- Negociacao
- Fechado
- Cliente Ativo
- Perdido
- Nao lead
Escreva observacoes claras, por exemplo: "Cliente aprovou proposta e pediu contrato" ou "Servico iniciado em 20/05".
11. Quando usar Fechado
Use Fechado quando a venda foi aceita.
Exemplos:
- Cliente aprovou a proposta.
- Cliente confirmou que vai contratar.
- Contrato foi combinado.
- Venda foi fechada, mas o servico ainda nao iniciou.
12. Quando usar Cliente Ativo
Use Cliente Ativo quando o servico ou assinatura ja esta em andamento.
Exemplos:
- Campanha ja esta em execucao.
- Assinatura esta dentro da vigencia.
- Contrato esta ativo.
- Entrega mensal esta acontecendo.
13. Agendar mensagem
Agendamento serve para programar uma mensagem para data e hora futuras.
1. Clique em Agendamentos.
2. Clique ou procure a area de novo agendamento.
3. Escolha o canal: WhatsApp, E-mail ou WhatsApp + E-mail, conforme liberado.
4. Escolha o cliente ou destino.
5. Escreva a mensagem.
6. Se existir campo de assunto, preencha quando for e-mail.
7. Se for WhatsApp e precisar, anexe arquivo ou midia.
8. Escolha a data.
9. Escolha o horario.
10. Confira telefone, e-mail e texto.
11. Clique para salvar/agendar.
Depois de agendar, acompanhe a lista de agendamentos.
O que conferir:
- Se o status esta Pendente antes da hora.
- Se virou Enviado depois do horario.
- Se apareceu Erro, abra o detalhe e leia a mensagem.
Use agendamento para:
- Retorno comercial.
- Lembrete de proposta.
- Aviso de vencimento.
- Pos-venda.
- Comunicacao com cliente.
- Mensagem para grupo, quando grupos estiverem sincronizados.
14. Usar WhatsApp
1. Clique em WhatsApp.
2. Escolha uma conversa.
3. Leia o historico antes de responder.
4. Escreva a mensagem.
5. Envie.
Quando uma conversa estiver vinculada a um cliente, o historico ajuda a equipe a entender o atendimento. Se a conversa ainda nao estiver vinculada, procure o cliente pelo telefone ou crie o cadastro correto.
15. Iniciar WhatsApp pelo cliente
1. Abra o cadastro do cliente.
2. Clique em Contatar agora pelo WhatsApp.
3. O sistema abre ou cria a conversa.
4. Escreva a mensagem.
5. Envie.
Use sempre o historico do cliente para evitar repetir perguntas.
16. Criar tarefa
Tarefa e um lembrete interno para a equipe.
1. Clique em Tarefas ou acesse pelo cliente, quando disponivel.
2. Clique para criar nova tarefa.
3. Escreva o titulo.
4. Descreva o que precisa ser feito.
5. Escolha responsavel.
6. Escolha data e horario.
7. Salve.
Exemplos de tarefa:
- Retornar cliente as 14h.
- Conferir pagamento.
- Enviar contrato.
- Revisar proposta.
- Ligar para cliente que pediu prazo.
17. Atualizar tarefa
1. Abra a tarefa.
2. Escolha novo status: Pendente, Em andamento, Concluida, Transferida ou Cancelada.
3. Escreva uma observacao.
4. Salve.
Sempre escreva observacao para deixar claro o que aconteceu.
18. Usar o financeiro
O financeiro pode aparecer conforme permissao e plano.
Ele serve para:
- Cadastrar planos, produtos e servicos.
- Gerar propostas.
- Gerar contratos.
- Gerar pedidos.
- Gerar recibos.
- Criar cobrancas.
- Acompanhar vencimentos.
- Enviar avisos.
19. Cadastrar plano, produto ou servico
1. Clique em Financeiro.
2. Abra a aba de catalogo, planos ou produtos.
3. Clique em novo item.
4. Preencha nome.
5. Preencha descricao.
6. Escolha se e venda unica ou recorrente.
7. Informe valor.
8. Salve.
Depois esse item pode ser usado em propostas, contratos e cobrancas.
20. Gerar proposta, contrato, pedido ou recibo
1. Clique em Financeiro.
2. Abra a aba do documento desejado.
3. Escolha o cliente.
4. Escolha o modelo, se existir.
5. Escolha plano/produto/servico.
6. Preencha valores, parcelas e datas.
7. Escolha a acao: baixar, enviar ou apenas salvar.
8. Clique em Gerar documento.
Confira sempre nome do cliente, valor e datas antes de enviar.
21. Gerar cobranca manual
1. Clique em Financeiro.
2. Abra a aba Cobrancas.
3. Clique em Criar cobranca.
4. Escolha cliente.
5. Escolha provedor.
6. Escolha forma de cobranca.
7. Informe valor.
8. Informe vencimento.
9. Coloque link de pagamento se a cobranca foi feita fora do sistema.
10. Salve.
Se o provedor estiver integrado, o sistema tenta gerar a cobranca automaticamente.
22. Gerar cobrancas automaticas pelo funil
Use quando o cliente esta Fechado ou Cliente Ativo e voce quer criar a serie de parcelas.
1. Abra o Funil.
2. Abra o card do cliente.
3. Preencha data de inicio.
4. Preencha data de termino, se existir.
5. Preencha quantidade de parcelas.
6. Preencha valor mensal/parcela.
7. Preencha primeiro pagamento.
8. Marque Gerar cobrancas automaticas.
9. Escolha o provedor, se necessario.
10. Clique em Aplicar para salvar dados ou Mover etapa do funil para mudar a etapa.
O sistema evita duplicar cobrancas com mesma data e valor. Se a Cora ou outro provedor falhar, o erro fica registrado na linha do tempo do cliente.
23. Lembretes de contrato e cobranca
O CRM pode avisar vencimentos e inadimplencia.
Os avisos nao devem ser resetados quando o usuario apenas clica Aplicar sem mudar contrato.
O reset acontece quando existe mudanca real, por exemplo:
- Data inicial mudou.
- Data final mudou.
- Primeiro pagamento mudou.
- Quantidade de parcelas mudou.
- Valor mudou.
- Cliente entrou pela primeira vez em Fechado.
- Cliente entrou pela primeira vez em Cliente Ativo.
- Houve renovacao ou ampliacao de vigencia.
24. Usar IA no funil
1. Clique em Funil ou Radar de Venda.
2. Clique em Analisar funil com IA, se sua permissao permitir.
3. Escolha etapas.
4. Escolha quantidade.
5. Escolha o modo de analise.
6. Confirme.
7. Leia as sugestoes.
8. Aplique apenas quando fizer sentido.
A IA ajuda, mas a decisao comercial continua sendo da equipe.
25. Usar Radar de Venda
O Radar ajuda a entender conversas, origem e oportunidades.
1. Clique em Radar de Venda.
2. Use filtros ou analise disponivel.
3. Veja status sugerido, etapa sugerida e resumo.
4. Aplique sugestao quando estiver correta.
Use regras de palavras e tags para ajudar o sistema a classificar contatos.
26. Usar relatorios
1. Clique em Relatorios.
2. Escolha periodo.
3. Analise vendas, origem, campanha, valores e funil.
4. Use os numeros para decidir onde investir mais.
Relatorio bom responde: de onde veio o cliente, quanto vendeu e qual campanha trouxe resultado.
27. Usar clientes por filtros
1. Clique em Clientes.
2. Use busca por nome, telefone, e-mail ou tag.
3. Filtre por periodo.
4. Filtre por status, origem, tipo ou responsavel.
5. Clique em Filtrar clientes.
Filtros ajudam quando a base cresce e voce precisa encontrar grupos especificos.
28. Abrir suporte
1. Clique em Suporte.
2. Consulte a Central de ajuda.
3. Se precisar, abra um novo ticket.
4. Escolha categoria.
5. Escolha prioridade.
6. Escreva assunto.
7. Explique o problema com detalhes.
8. Envie.
Inclua nome do cliente, tela, horario e o que voce tentou fazer.
29. Responder ticket de suporte
1. Abra Suporte.
2. Clique no ticket.
3. Leia as respostas.
4. Escreva nova mensagem se precisar.
5. Acompanhe o status.
30. Configurar usuarios
Administradores podem gerenciar usuarios, conforme permissao.
1. Abra Usuarios ou area de configuracao da empresa.
2. Crie o usuario.
3. Informe nome, e-mail e papel.
4. Defina permissoes.
5. Salve.
De permissao apenas ao que a pessoa precisa usar.
31. Configurar integracoes
1. Clique em Integracoes.
2. Configure WhatsApp, e-mail, IA ou provedores.
3. Preencha os dados solicitados.
4. Teste a conexao quando houver botao de teste.
5. Salve.
Nao compartilhe tokens, chaves ou certificados com pessoas sem autorizacao.
32. Configurar Cora
1. Acesse Financeiro.
2. Abra Provedores.
3. Escolha Banco Cora.
4. Ative o provedor.
5. Informe Client ID.
6. Cole certificado e chave privada.
7. Salve.
8. Use Testar conexao.
Cada empresa deve usar sua propria configuracao. O token de uma empresa nao deve ser usado por outra.
33. Usar Central de ajuda
1. Clique em Central de ajuda no menu.
2. Abra Manual para aprender passo a passo.
3. Abra Mapa do sistema para entender o que cada area faz.
4. Use Baixar PDF quando quiser guardar ou enviar para a equipe.
34. Cuidados importantes
- Nao use Fechado como Cliente Ativo.
- Nao mova etapa sem observacao.
- Antes de gerar cobranca, confira valor, parcelas e vencimento.
- Antes de enviar mensagem agendada, confira destinatario.
- Antes de apagar algo, tenha certeza.
- Se aparecer erro em provedor financeiro, leia a timeline do cliente.
- Se o WhatsApp nao enviar, confira conexao do worker e telefone.
- Se o usuario nao enxerga uma tela, confira permissoes.
35. Rotina recomendada para equipe comercial
1. Abrir Dashboard.
2. Ver tarefas vencidas.
3. Abrir Funil.
4. Atender Novo contato e Contato com resposta.
5. Dar retorno para Proposta enviada e Negociacao.
6. Registrar observacoes.
7. Agendar proximos contatos.
8. Mover para Fechado quando vender.
9. Mover para Cliente Ativo quando o servico iniciar.
36. Rotina recomendada para financeiro
1. Abrir Financeiro.
2. Ver cobrancas pendentes.
3. Conferir vencimentos proximos.
4. Conferir inadimplentes.
5. Gerar documentos quando solicitado.
6. Conferir erros de provedor.
7. Atualizar pagamentos quando necessario.
37. Rotina recomendada para administrador
1. Conferir usuarios.
2. Conferir permissoes.
3. Conferir integracoes.
4. Conferir suporte.
5. Conferir relatorios.
6. Orientar equipe a registrar tudo no CRM.